Nebenkosten-Nachzahlung: zahlen, prüfen oder verweigern?
Eine Nachzahlung ist nur geschuldet, wenn die Abrechnung rechtzeitig kam und stimmt, und sie zieht oft eine höhere Vorauszahlung nach sich.
Geprüft von Radif Partners · Redaktionsrichtlinien · Methodik
Nachzahlung und neue Vorauszahlung
Angemessene neue Vorauszahlung
230 €
| Mehr pro Monat | 30 € |
| Vorauszahlungen im Jahr | 2.760 € |
Ergibt die Betriebskostenabrechnung, dass Ihre Vorauszahlungen nicht gereicht haben, verlangt der Vermieter den Rest als Nachzahlung. Das darf er nur, wenn die Abrechnung Ihnen spätestens 12 Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums zugegangen ist (§ 556 Abs. 3 BGB). Für das Jahr 2025 heißt das: Eine Abrechnung, die am 20. November 2026 ankommt, ist rechtzeitig; kommt sie erst am 12. Januar 2027, ist die Nachforderung ausgeschlossen, solange der Vermieter die Verspätung zu vertreten hat. Nach der Abrechnung kann jede Seite die monatliche Vorauszahlung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Wer bisher 190 € im Monat zahlt und 456 € nachzahlen soll, landet bei einer neuen Vorauszahlung von 228,00 €, also 38,00 € mehr im Monat. Umgekehrt dürfen Sie nach einem Guthaben von 300 € auf 165,00 € senken. Einwendungen gegen die Abrechnung bleiben 12 Monate ab Zugang möglich, auch wenn Sie schon gezahlt haben.
Erst prüfen, ob die Forderung überhaupt besteht
Eine Nachzahlung entsteht aus der Differenz zwischen Ihrem Anteil an den Betriebskosten und den Vorauszahlungen, die Sie im Abrechnungszeitraum geleistet haben. Bevor Sie zahlen, klären Sie drei Fragen. Kam die Abrechnung rechtzeitig? Sind nur Kosten enthalten, die die Betriebskostenverordnung erlaubt und Ihr Mietvertrag auf Sie überträgt? Und stimmen die Vorauszahlungen, die abgezogen wurden, mit dem überein, was Sie tatsächlich überwiesen haben? Wurden statt der gezahlten Beträge nur die vereinbarten Soll-Beträge eingesetzt, kann eine Nachzahlung entstehen, die es in Wahrheit nicht gibt, zum Beispiel wenn Sie nach einer früheren Erhöhung bereits mehr gezahlt haben.
Eine hohe Nachzahlung zeigt oft, dass die Vorauszahlung von Anfang an knapp bemessen war. Das Gesetz zieht hier nur eine Grenze nach oben: Vorauszahlungen dürfen nach § 556 Abs. 2 Satz 2 BGB nur in angemessener Höhe vereinbart werden. Eine niedrige Vorauszahlung ist also erlaubt, und sie sagt nichts darüber, was das Wohnen tatsächlich kostet. Vergleichen Sie deshalb schon beim Einzug die vereinbarte Vorauszahlung mit Durchschnittswerten je Quadratmeter.
Die Ausschlussfrist des § 556 Abs. 3 BGB
Die Abrechnung muss Ihnen bis zum Ablauf des 12. Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Diese Ausnahme ist eng: Sie greift, wenn ihm Zahlen fehlen, die er trotz aller Bemühungen nicht früher bekommen konnte, nicht schon dann, wenn die Verwaltung personell knapp besetzt war. Zwei Abrechnungen für das Kalenderjahr 2025 im Vergleich:
| Zugang | Frist endet | Ergebnis |
|---|---|---|
| 20. November 2026 | 31. Dezember 2026 | rechtzeitig, Nachzahlung geschuldet |
| 12. Januar 2027 | 31. Dezember 2026 | zu spät, keine Nachforderung |
Wichtig ist der Zugang, nicht der Poststempel. Trägt der Vermieter vor, die Abrechnung sei rechtzeitig eingeworfen worden, muss er das beweisen. Bewahren Sie deshalb den Umschlag auf und notieren Sie, wann der Brief im Kasten lag. Die verspätete Abrechnung bleibt übrigens nicht folgenlos für den Vermieter: Er muss ein Guthaben trotzdem auszahlen, und Ihre eigene Einwendungsfrist von 12 Monaten beginnt erst mit dem Zugang.
Wie Sie mit einer Nachzahlung umgehen
- Zeitraum, Wohnfläche und Vorauszahlungen gegen Mietvertrag und Kontoauszüge prüfen.
- Jeden Posten mit dem Vorjahr vergleichen; Ausreißer markieren.
- Bei Zweifeln Einsicht in die Belege verlangen, wie auf der Seite zur Nebenkostenabrechnung beschrieben.
- Den unbestrittenen Betrag zahlen, für den Rest schriftlich Einwendungen erheben oder unter Vorbehalt zahlen.
Zahlung unter Vorbehalt bedeutet: Sie zahlen, um Mahnungen zu vermeiden, behalten sich aber ausdrücklich vor, den Betrag zurückzufordern, wenn sich die Abrechnung als falsch herausstellt. Schreiben Sie das in den Verwendungszweck und in einen kurzen Brief. Einwendungen sind bis zum Ablauf des 12. Monats nach Zugang möglich; bei einem Zugang am 20. November 2026 also bis zum 30. November 2027.
Die neue Vorauszahlung nach § 560 Abs. 4 BGB
Nach jeder Abrechnung können Vermieter und Mieter die Vorauszahlung durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Angemessen ist, was die tatsächlichen Kosten voraussichtlich deckt; den naheliegenden Maßstab liefert die letzte Abrechnung. Der kleine Rechner oben verteilt deshalb das Ergebnis auf zwölf Monate und schlägt es auf die bisherige Vorauszahlung auf.
| Ergebnis der Abrechnung | Betrag | neue Vorauszahlung | Änderung im Monat |
|---|---|---|---|
| kleine Nachzahlung | 456 € | 228,00 € | +38,00 € |
| hohe Nachzahlung nach Preisanstieg | 1.140 € | 285,00 € | +95,00 € |
| Guthaben | 300 € | 165,00 € | -25,00 € |
Die Anpassung setzt eine Abrechnung voraus. Eine Erhöhung zwischendurch, nur weil Preise gestiegen sind, sieht das Gesetz für Vorauszahlungen nicht vor. Auch das Wirtschaftlichkeitsgebot des § 560 Abs. 5 gilt: Kosten, die der Vermieter nicht hätte verursachen dürfen, rechtfertigen keine höhere Vorauszahlung. Eine abweichende Vereinbarung zu Ihrem Nachteil ist unwirksam (§ 560 Abs. 6).
Sonderfälle: Pauschale, Auszug, Heizkosten
Haben Sie eine Betriebskostenpauschale vereinbart, gibt es keine Abrechnung und damit auch keine Nachzahlung; erhöhen darf der Vermieter die Pauschale nur unter den Voraussetzungen von § 560 Abs. 1 und 2, die auf der Seite Nebenkosten erklärt sind. Ziehen Sie aus, schulden Sie die Nachzahlung für die Monate, in denen Sie gewohnt haben; das Gesetz regelt nicht, wie viel Kaution der Vermieter dafür zurückhalten darf, mehr dazu bei Kaution zurück. Und stammt der größte Teil der Nachzahlung aus Heizung und Warmwasser, prüfen Sie zusätzlich die Kürzungsrechte auf der Seite zur Heizkostenabrechnung. Fristen und Kosten je Quadratmeter für Ihre eigene Abrechnung rechnet der Rechner Nebenkostenabrechnung prüfen aus.