Nebenkostenabrechnung: was drinstehen muss und wie Sie sie prüfen

Zwei Fristen, die unabhängig voneinander laufen

Die Betriebskostenabrechnung kennt eine Frist für den Vermieter und eine für Sie. Der Vermieter muss spätestens bis zum Ablauf des 12. Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraums abrechnen, so § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB. Maßgeblich ist der Tag, an dem die Abrechnung in Ihren Machtbereich gelangt, also im Briefkasten liegt oder im vereinbarten Postfach eingeht; das Datum oben auf dem Schreiben zählt nicht. Verpasst der Vermieter die Frist, verliert er jede Nachforderung, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein typischer Fall dafür wäre ein Grundsteuerbescheid, der rückwirkend geändert wurde; ein überlastetes Abrechnungsbüro gehört nicht dazu.

Ihre Frist beginnt erst mit dem Zugang. Einwendungen müssen dem Vermieter bis zum Ablauf des 12. Monats danach mitgeteilt werden. Wer die Frist ohne Entschuldigung verstreichen lässt, kann später nichts mehr beanstanden, selbst wenn ein Posten offensichtlich nicht umlagefähig war. Der Abrechnungszeitraum muss nicht das Kalenderjahr sein; viele Verwaltungen rechnen vom 1. Juli bis 30. Juni oder vom 1. Oktober bis 30. September ab. Die Tabelle zeigt, was das für die Fristen bedeutet.

Im zweiten Fall kam die Abrechnung zwei Tage zu spät. Der Vermieter kann die Nachzahlung nicht mehr fordern, muss ein etwaiges Guthaben aber trotzdem auszahlen. Ob Ihre eigene Abrechnung rechtzeitig war, rechnet der kleine Rechner oben für jedes Enddatum aus; die vollständige Prüfung mit Kosten je Quadratmeter bietet der Rechner Nebenkostenabrechnung prüfen.

Woran Sie eine prüfbare Abrechnung erkennen

Das Gesetz schreibt keine Form vor, aber abrechnen heißt: Kosten so darstellen, dass der Mieter sie nachvollziehen kann. Für jeden Posten brauchen Sie vier Angaben, sonst lässt sich nichts nachrechnen:

• die Gesamtkosten des Postens für das Haus oder die Wirtschaftseinheit,
• den Verteilerschlüssel, etwa Wohnfläche, Verbrauch laut Zähler oder Zahl der Wohnungen,
• die Summe dieses Schlüssels im ganzen Haus und Ihren Wert darin,
• Ihren Anteil in Euro.

Unter dem Strich stehen Ihre Vorauszahlungen, so wie Sie sie tatsächlich gezahlt haben, und das Ergebnis. Prüfen Sie zuerst, ob der Zeitraum genau zwölf Monate umfasst, ob Ihre Wohnfläche mit dem Mietvertrag übereinstimmt und ob die Summe der Vorauszahlungen Ihren Kontoauszügen entspricht. Ein Fehler bei den Vorauszahlungen lässt sich mit dem Kontoauszug am leichtesten belegen.

Der Umlageschlüssel nach § 556a BGB

Haben Sie im Mietvertrag nichts anderes vereinbart, wird nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt (§ 556a Abs. 1 BGB). Kosten, die von einem erfassten Verbrauch abhängen, etwa Wasser mit Wohnungszählern, sind nach einem Maßstab zu verteilen, der diesem Verbrauch Rechnung trägt. Für Heizung und Warmwasser gilt zusätzlich die Heizkostenverordnung, die auf der Seite zur Heizkostenabrechnung erklärt ist. Bei einer vermieteten Eigentumswohnung wird ohne Vereinbarung nach dem Schlüssel verteilt, den die Eigentümergemeinschaft untereinander anwendet, solange er nicht billigem Ermessen widerspricht (§ 556a Abs. 3).

Ein Beispiel zeigt, wie der Flächenschlüssel rechnet. Das Haus hat 480 m² Wohnfläche, Ihre Wohnung 72 m².

Stimmt die Gesamtfläche nicht, ist jeder Posten falsch. Steht ein Laden im Erdgeschoss leer oder ist eine Wohnung unvermietet, trägt der Vermieter deren Anteil selbst; die Gesamtfläche darf deshalb nicht um leere Einheiten verkleinert werden. Wie man die Wohnfläche richtig ermittelt, steht auf der Seite zur Wohnfläche.

Was nicht in die Abrechnung gehört

Umlegen darf der Vermieter nur Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung, und auch nur die Posten, die der Mietvertrag nennt. Ausdrücklich ausgenommen sind nach § 1 Abs. 2 BetrKV die Kosten der Verwaltung und die Kosten der Instandhaltung und Instandsetzung. Eine Rechnung über die Reparatur der Haustür, die Kontoführungsgebühr der Hausverwaltung oder das Honorar für die Erstellung der Abrechnung haben in Ihrer Abrechnung nichts zu suchen. Häufig versteckt sich so etwas in Sammelrechnungen des Hausmeisters: Dessen Kosten sind umlagefähig, soweit er Gartenpflege, Reinigung oder Kontrollgänge erledigt, nicht soweit er repariert oder verwaltet. Welche Nummern die Verordnung im Einzelnen erlaubt, finden Sie auf der Seite Nebenkosten: was umlagefähig ist.

Wirtschaftlichkeit: der Vermieter muss sparsam einkaufen

Das Gebot der Wirtschaftlichkeit steht gleich zweimal im Gesetz: bei der Abrechnung in § 556 Abs. 3 Satz 1 und bei Veränderungen der Betriebskosten in § 560 Abs. 5 BGB. Es verpflichtet den Vermieter, Leistungen zu marktüblichen Preisen einzukaufen und keine unnötigen Kosten zu verursachen. Sie müssen in einem Streit darlegen, dass ein Posten überhöht ist; dafür helfen Vergleichswerte aus Vorjahren und veröffentlichte Übersichten wie die Berliner Betriebskostenübersicht, die der Prüfrechner verwendet. Ein Anstieg eines Postens um ein Vielfaches gegenüber dem Vorjahr ist ein klarer Anlass, nach dem Grund zu fragen und den neuen Vertrag einzusehen.

Belegeinsicht und Widerspruch in der Praxis

§ 556 Abs. 4 BGB gibt Ihnen das Recht, die Belege einzusehen. Nach Satz 2 darf der Vermieter sie auch elektronisch bereitstellen. Gehen Sie so vor:

1. Prüfen Sie Zeitraum, Fläche und Vorauszahlungen gegen Ihre Unterlagen.
2. Vergleichen Sie jeden Posten mit dem Vorjahr und notieren Sie auffällige Sprünge.
3. Verlangen Sie schriftlich Einsicht in die Belege zu genau diesen Posten.
4. Erheben Sie Ihre Einwendungen in Textform, mit Posten und Grund, vor Ablauf Ihrer Frist.

Eine Abweichung von diesen Regeln zu Ihrem Nachteil ist unwirksam (§ 556 Abs. 5 BGB), auch wenn sie im Mietvertrag steht. Ergibt die Abrechnung eine Nachzahlung, erklärt die Seite zur Nebenkosten-Nachzahlung, wann sie fällig wird und wie sich die Vorauszahlung danach ändert.